Lohn- und Gehaltsbuchhalter (m/w/d) Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung Lohn- und Gehaltsbuchhalter

Lohn- und Gehaltsbuchhalter (m/w/d) sind Spezialisten im Bereich der Entgeltabrechnung und übernehmen in den Kunden Unternehmen der hanfried GmbH die Verantwortung für die korrekte Berechnung und Auszahlung der Gehälter und Löhne aller Mitarbeiter. Sie gewährleisten, dass sämtliche Abrechnungen gesetzeskonform durchgeführt werden und alle relevanten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Die Aufgabe eines Lohn- und Gehaltsbuchhalters ist umfassend: Sie erstellen die monatlichen Lohnabrechnungen, berechnen Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, pflegen die Personalstammdaten und sind für die korrekte Verbuchung der Löhne und Gehälter in der Finanzbuchhaltung verantwortlich.

Lohn- und Gehaltsbuchhalter arbeiten eng mit der Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass die Informationen zu Arbeitszeiten, Urlaubstagen, Krankheitszeiten und etwaigen Zusatzleistungen vollständig und korrekt vorliegen. Bei Änderungen in den Arbeitsverträgen, wie Gehaltserhöhungen oder Wechsel der Steuerklasse, passen sie die Abrechnungsdaten entsprechend an. Sie übernehmen auch die Kommunikation mit externen Stellen wie Finanzämtern, Krankenkassen und Sozialversicherungsträgern und sorgen dafür, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und Abgaben fristgerecht erfolgen. Außerdem sind Lohn- und Gehaltsbuchhalter oft Ansprechpartner für Mitarbeiter, die Fragen zu ihrer Gehaltsabrechnung, zu Steuer- und Sozialversicherungsabzügen oder zu lohnsteuerlichen Besonderheiten haben.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich ist die Beratung der Geschäftsleitung und der Personalabteilung zu Fragen der Entgeltabrechnung und zur Umsetzung neuer arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sie sind regelmäßig über Änderungen in den Bereichen Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht informiert und müssen sicherstellen, dass die Abrechnungsprozesse stets an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden.

Ausbildungsvoraussetzungen für Lohn- und Gehaltsbuchhalter

In der Regel wird für den Beruf des Lohn- und Gehaltsbuchhalters eine kaufmännische Ausbildung mit einer Zusatzqualifikation im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Finanzbuchhaltung erwartet. Häufig sind dies Ausbildungsgänge wie Steuerfachangestellter, Industriekaufmann oder eine Ausbildung im Personalwesen. Viele Lohn- und Gehaltsbuchhalter verfügen über eine Weiterbildung zum geprüften Lohn- und Gehaltsbuchhalter, die spezifische Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung und im Steuerrecht vermittelt. Alternativ kann auch eine Weiterbildung im Bereich Personalwirtschaft oder Lohnabrechnung hilfreich sein, um auf die komplexen Anforderungen des Berufs vorbereitet zu sein.

Typischer Tagesablauf als Lohn- und Gehaltsbuchhalter

Ein typischer Arbeitstag eines Lohn- und Gehaltsbuchhalters beginnt mit der Durchsicht der aktuellen Lohn- und Gehaltsdaten. Sie stellen sicher, dass alle relevanten Abzugs- und Zusatzdaten für die monatliche Lohnabrechnung vorliegen. Vormittags werden die Abrechnungen durchgeführt, dabei berücksichtigen sie Sonderzahlungen wie Überstunden, Boni oder Urlaubsabgeltungen. Sie prüfen alle Angaben sorgfältig und führen die Gehaltsabrechnung durch, um sicherzustellen, dass keine Fehler auftreten und die Löhne pünktlich und korrekt ausgezahlt werden.

Im Laufe des Tages erledigen sie die notwendigen Meldungen an Krankenkassen, das Finanzamt und andere Sozialversicherungsträger. Dabei achten sie darauf, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und alle Abzüge korrekt berechnet sind. Am Nachmittag stehen häufig Anfragen von Mitarbeitern an, die Fragen zu ihrer Abrechnung oder zu spezifischen Abzügen haben. Lohn- und Gehaltsbuchhalter erklären die Abzüge, besprechen mögliche Anpassungen und helfen den Mitarbeitern bei Anliegen wie Steuerklassenänderungen oder Sozialversicherungsfragen.

Am Monatsende oder Quartalsende erstellen sie außerdem Auswertungen und Berichte für das Management und die Finanzabteilung. Diese Daten liefern wichtige Informationen über die Lohnkosten und tragen zur Budgetplanung bei. Abschließend aktualisieren sie regelmäßig die Stammdaten und archivieren die Abrechnungsunterlagen, um eine vollständige und lückenlose Dokumentation zu gewährleisten.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Lohn- und Gehaltsbuchhalter haben verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten, um ihre Karriere zu erweitern. Sie können sich zum geprüften Lohn- und Gehaltsbuchhalter oder Personalfachkaufmann weiterbilden und somit größere Verantwortung in der Personal- und Entgeltabrechnung übernehmen. Eine Weiterbildung im Bereich Steuerrecht oder Sozialversicherungsrecht bietet die Möglichkeit, sich tiefer in spezifische Abrechnungsthemen einzuarbeiten und sich zu spezialisieren. Für diejenigen, die eine Führungsrolle anstreben, ist eine Weiterbildung zum Betriebswirt für Personalwirtschaft eine gute Option. Auch Fortbildungen im Bereich digitales Personalmanagement oder Payroll-Systeme sind zunehmend gefragt, da die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung voranschreitet.

Notwendige Fachkenntnisse für Lohn- und Gehaltsbuchhalter

Lohn- und Gehaltsbuchhalter benötigen ein tiefes Verständnis in den Bereichen Steuerrecht, Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht. Sie sollten mit verschiedenen Abrechnungssystemen vertraut sein, wie z. B. DATEV, SAP HR oder anderen Lohnbuchhaltungsprogrammen. Genauigkeit und Sorgfalt sind essenziell, da sie täglich mit sensiblen und komplexen Berechnungen arbeiten. Ein hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit ist erforderlich, da sie Zugang zu den Gehaltsinformationen und persönlichen Daten aller Mitarbeiter haben. Die Fähigkeit, arbeitsrechtliche und steuerliche Regelungen in die Praxis umzusetzen, ist ebenfalls wichtig. Zusätzlich sollten sie sich in der Finanzbuchhaltung und im Rechnungswesen gut auskennen, da die Lohnbuchhaltung oft eng mit der Finanzbuchhaltung verzahnt ist.

Einsatzbranchen

Lohn- und Gehaltsbuchhalter finden in fast allen Branchen Anstellung, da jedes größere Unternehmen eine systematische Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt. Sie arbeiten in der Industrie, im Handel, bei Dienstleistungsunternehmen, in der öffentlichen Verwaltung oder bei Verbänden. Zudem sind sie häufig in Steuerberatungsbüros oder in spezialisierten Lohnbüros tätig, die die Abrechnung für andere Unternehmen übernehmen. In großen Organisationen arbeiten sie meist in den Personal- oder Finanzabteilungen und sind eng in die Organisationsstrukturen eingebunden.

Fun Fact zum Job als Lohn- und Gehaltsbuchhalter

In größeren Unternehmen und bei international tätigen Unternehmen kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung so komplex sein, dass spezialisierte Software und automatisierte Systeme eingesetzt werden müssen, um die Vielzahl an Abrechnungen, Abzügen und gesetzlichen Anforderungen zu verwalten – dennoch bleibt der Lohn- und Gehaltsbuchhalter unersetzlich, um sicherzustellen, dass alles korrekt und pünktlich abläuft!

Über hanfried:

Die hanfried Personaldienstleistungen GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Stammsitz in Hamburg und Niederlassungen in Bremen, Oldenburg, Wilhelmshaven und Berlin. Seit über 24 Jahren bieten die hanfried Teams qualitative Personaldienstleistungen von der Arbeitnehmerüberlassung bis zur Personalvermittlung. Ihr Motto lautet: “Personalmanagement ganz persönlich” – sie unterstützen sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen bei der Jobsuche, Personalvermittlung und Rekrutierungsstrategien.

Wenn du auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber bist, lohnt es sich, hanfried näher kennenzulernen! 😊

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