Stellenbeschreibung Personalsachbearbeiter
Personalsachbearbeiter (m/w/d) bei hanfried oder unseren Kundenunternehmen, sind zentrale Stützen in der Personalabteilung eines Unternehmens und kümmern sich um die administrativen Aufgaben im Personalwesen. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, das Führen von Personalakten, die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung und die Pflege der Mitarbeiterdaten. In dieser Rolle unterstützen sie die Personalverantwortlichen bei allen organisatorischen Aufgaben und sorgen dafür, dass Personalprozesse rechtlich einwandfrei und effizient ablaufen. Personalsachbearbeiter fungieren auch als Ansprechpartner für die Belegschaft und beantworten Fragen zu Urlaubsansprüchen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeiten und Sozialversicherungsangelegenheiten.
Zu den Hauptaufgaben eines Personalsachbearbeiters gehört das Erstellen und Ändern von Arbeitsverträgen, das Verwalten von Personaldaten in HR-Systemen und die Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnungen. Sie berechnen Löhne und Gehälter, berücksichtigen Steuer- und Sozialversicherungspflichten und sorgen dafür, dass alle Abgaben korrekt abgeführt werden. Sie sind verantwortlich für die Pflege und Aktualisierung der Personalakten und achten darauf, dass alle Daten stets auf dem neuesten Stand sind.
Darüber hinaus unterstützen Personalsachbearbeiter bei der Verwaltung von Abwesenheiten und Krankheitszeiten, führen Urlaubskonten und erstellen Bescheinigungen für die Mitarbeiter. Sie erstellen auch Statistiken und Reports für das Management, um eine bessere Planung und Steuerung der Personalressourcen zu ermöglichen. Durch ihre Arbeit gewährleisten sie, dass alle arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden und tragen damit zur Rechtssicherheit des Unternehmens bei.
Ausbildungsvoraussetzungen als Personalsachbearbeiter
Eine kaufmännische Ausbildung ist die Basis für den Beruf des Personalsachbearbeiters. Idealerweise besitzen sie eine Zusatzqualifikation im Personalwesen, wie etwa eine Weiterbildung zum Personalfachkaufmann oder einen kaufmännischen Abschluss mit Schwerpunkt Personalwirtschaft. Berufserfahrung im Personalbereich ist oft von Vorteil, da sie mit komplexen arbeitsrechtlichen und administrativen Aufgaben konfrontiert sind, die Genauigkeit und rechtliches Wissen erfordern. Aber auch als Quereinsteiger mit einem Studienabschluss kann man in diesem Bereich arbeiten, je nachdem, wie die Stelle im betreffenden Unternehmen ausgelegt ist.
Typischer Tagesablauf als Personalsachbearbeiter
Ein typischer Arbeitstag eines Personalsachbearbeiters beginnt mit der Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeiter, die sich oft auf Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Sozialversicherungsfragen beziehen. Im Laufe des Vormittags kümmern sich Personalsachbearbeiter um die Verwaltung der Personaldaten, aktualisieren Personalakten und bereiten die monatlichen Lohnabrechnungen vor. Hierbei prüfen sie die Abzüge und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Am Nachmittag bearbeiten sie die administrativen Anforderungen neuer Mitarbeiter, erstellen Arbeitsverträge und pflegen die Daten im Personalinformationssystem. Gelegentlich führen sie auch Auswertungen und Analysen durch, um das Management über die Personalstruktur und die aktuellen Personalkosten zu informieren. Der Arbeitstag endet oft mit der Erstellung von Bescheinigungen, Zeugnissen oder anderen Dokumenten für die Mitarbeiter.
Weiterbildungsmöglichkeiten
Personalsachbearbeiter haben viele Möglichkeiten zur Weiterbildung. Sie können sich zum Personalfachkaufmann oder Personalreferenten weiterbilden und sich auf anspruchsvollere Aufgaben wie das Recruiting oder die Personalentwicklung spezialisieren. Fortbildungen in Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitsrecht oder Personalcontrolling eröffnen ebenfalls gute Karrieremöglichkeiten. Durch den Erwerb zusätzlicher Qualifikationen können Personalsachbearbeiter langfristig eine höhere Position im Personalwesen anstreben oder sich auf bestimmte Themen wie Personalabrechnung oder Arbeitsrecht fokussieren.
Notwendige Fachkenntnisse
Personalsachbearbeiter benötigen fundierte Kenntnisse im Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht. Sie müssen sich sicher im Umgang mit HR-Software (z. B. SAP HR, DATEV) und Lohnabrechnungssystemen bewegen, um die Personalverwaltung effektiv zu unterstützen. Ein hohes Maß an Sorgfalt, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein ist unerlässlich, da Personalsachbearbeiter regelmäßig mit sensiblen Daten arbeiten. Darüber hinaus sind Kommunikationsfähigkeiten und ein freundlicher Umgang gefragt, da sie häufig mit den Mitarbeitern in Kontakt stehen und Fragen zu personalrelevanten Themen beantworten.
Einsatzbranchen für Personalsachbearbeiter
Personalsachbearbeiter finden in nahezu allen Branchen Einsatz, da jedes Unternehmen eine strukturierte Personalverwaltung benötigt. Sie arbeiten in den Personalabteilungen von Unternehmen in Industrie, Handel, Dienstleistung und öffentlicher Verwaltung. Auch in Personalagenturen oder bei Dienstleistungsunternehmen, die sich auf HR-Services spezialisiert haben, sind sie tätig. Überall dort, wo Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterdaten verwaltet werden, sind Personalsachbearbeiter unverzichtbar.
Fun Fact Personalsachbearbeiter
Der Beruf des Personalsachbearbeiters mag administrativ wirken, aber ihre Arbeit hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Wenn alles reibungslos läuft – pünktliche Gehaltszahlungen, klare Arbeitsverträge und transparente Kommunikation –, tragen sie maßgeblich zur Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft bei. Daran halten wir uns auch bei hanfried. Denn auch die administrativen Dinge müssen gewissenhaft erledigt werden, um unseren Mitarbeitenden ein passendes Arbeitsumfeld zu bieten.
Über hanfried:
Die hanfried Personaldienstleistungen GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Stammsitz in Hamburg und Niederlassungen in Bremen, Oldenburg, Wilhelmshaven und Berlin. Seit über 24 Jahren bieten die hanfried Teams qualitative Personaldienstleistungen von der Arbeitnehmerüberlassung bis zur Personalvermittlung. Ihr Motto lautet: “Personalmanagement ganz persönlich” – sie unterstützen sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen bei der Jobsuche, Personalvermittlung und Rekrutierungsstrategien.
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