Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) arbeiten in der öffentlichen Verwaltung und sind für die Organisation, Bearbeitung und Verwaltung von vielfältigen Verwaltungsaufgaben zuständig. Sie agieren als wichtige Schnittstelle zwischen Bürgern, Behörden, Ämtern und öffentlichen Einrichtungen. Ihre Tätigkeiten umfassen unter anderem das Bearbeiten von Anträgen, das Erstellen von Bescheiden und die Beratung von Bürgern in rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten. In ihrer Rolle sorgen sie dafür, dass administrative Abläufe reibungslos funktionieren, gesetzliche Vorgaben eingehalten werden und öffentliche Dienstleistungen effizient zur Verfügung gestellt werden.

Verwaltungsfachangestellte sind in verschiedenen Bereichen tätig, je nach dem Einsatzgebiet. Sie arbeiten beispielsweise in den Bereichen Personalwesen, Haushalts- und Finanzwesen, Bürgerdienste oder im Sozial- und Ordnungsrecht. In der Personalabteilung bearbeiten sie Stellenausschreibungen, Lohnabrechnungen und Arbeitsverträge, während sie im Haushaltswesen Rechnungen prüfen, Zahlungsanweisungen ausstellen und den Haushalt einer Behörde überwachen. Im Bürgeramt sind sie häufig der erste Ansprechpartner für Bürger und kümmern sich um Anträge, wie die Ausstellung von Ausweisdokumenten, Kfz-Zulassungen oder Meldeangelegenheiten.

Ein zentraler Aspekt der Arbeit von Verwaltungsfachangestellten ist die rechtskonforme Bearbeitung von Anträgen und die korrekte Umsetzung von Gesetzen und Verwaltungsvorschriften. Sie müssen sicherstellen, dass alle Entscheidungen, Bescheide und Verwaltungsakte ordnungsgemäß und nach geltendem Recht erfolgen.

Ausbildungsvoraussetzungen als Verwaltungsfachangestellte

Die Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten dauert in der Regel drei Jahre und wird als duale Ausbildung in einer Behörde und der Berufsschule durchgeführt. In der Ausbildung erwerben die Auszubildenden umfassende Kenntnisse im öffentlichen Recht, in Verwaltungsverfahren und in den spezifischen Abläufen der kommunalen oder staatlichen Verwaltung. Neben den theoretischen Grundlagen lernen sie in der Praxis, wie sie Anträge bearbeiten, Bürger beraten, Haushaltsmittel verwalten und rechtliche Vorgänge korrekt dokumentieren.

Typischer Tagesablauf als Verwaltungsfachangestellte

Ein typischer Tag eines Verwaltungsfachangestellten beginnt meist mit der Durchsicht von eingehenden Anträgen oder Schreiben. Im Laufe des Vormittags werden diese Anträge geprüft, Daten erfasst und Bescheide vorbereitet. In Abhängigkeit von der Abteilung, in der sie tätig sind, kann dies die Bearbeitung von Sozialhilfeanträgen, die Prüfung von Bauanträgen oder die Ausstellung von Personalausweisen umfassen.

Während des Tages stehen sie häufig im Austausch mit Bürgern, entweder telefonisch, schriftlich oder im persönlichen Gespräch, um Anliegen zu klären oder Informationen zu übermitteln. Verwaltungsfachangestellte müssen dabei stets sicherstellen, dass sie den Bürgern die richtigen Auskünfte geben und gesetzliche Vorgaben beachten. Am Nachmittag widmen sie sich oft der Dokumentation ihrer Arbeit: Akten werden aktualisiert, Daten in IT-Systeme eingegeben und abgeschlossene Fälle archiviert. Regelmäßig nehmen sie auch an internen Besprechungen teil, um sich mit Kollegen oder Vorgesetzten über Änderungen in der Verwaltungspraxis oder Gesetzgebung auszutauschen.

Weiterbildungsmöglichkeiten

Verwaltungsfachangestellte haben zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Sie können sich zum Verwaltungsfachwirt oder Fachwirt für Kommunalwirtschaft weiterbilden, was ihnen den Aufstieg in höhere Positionen ermöglicht, beispielsweise in die Leitung von Abteilungen oder Sachgebieten. Außerdem gibt es Fortbildungen in speziellen Bereichen der öffentlichen Verwaltung, wie dem Haushalts- und Rechnungswesen, dem Personalwesen oder dem Sozialrecht. Auch Weiterbildungen im Bereich Digitalisierung der Verwaltung (E-Government) bieten interessante Karriereperspektiven, da der öffentliche Dienst zunehmend auf digitale Lösungen umstellt.

Notwendige Fachkenntnisse

Verwaltungsfachangestellte benötigen fundierte Kenntnisse im öffentlichen Verwaltungsrecht, Kommunalrecht, Sozialrecht und Finanzwesen. Sie sollten sich gut mit den gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften auskennen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind. Zudem ist ein sicherer Umgang mit Verwaltungssoftware und Office-Programmen erforderlich, um Daten zu erfassen, Akten zu führen und Bescheide zu erstellen. Des Weiteren sind ein hohes Maß an Sorgfalt, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein nötig, da ihre Arbeit oft die Grundlage für wichtige Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung bildet. Verwaltungsfachangestellte sollten auch über gute kommunikative Fähigkeiten verfügen, da sie häufig im direkten Kontakt mit Bürgern stehen und diese beraten oder Anliegen klären müssen.

Einsatzbranchen

Verwaltungsfachangestellte sind überwiegend im öffentlichen Dienst tätig, sei es in Kommunen, Landratsämtern, Ministerien oder anderen staatlichen und öffentlichen Institutionen. Sie arbeiten auch in verschiedenen sozialen Einrichtungen, bei Versorgungsunternehmen, Krankenkassen oder in öffentlichen Betrieben. Zudem sind sie in Behörden tätig, die für Bauangelegenheiten, Umweltfragen oder Sicherheitsbelange zuständig sind. Ihre Einsatzgebiete sind vielseitig und umfassen sowohl kommunale Aufgaben als auch staatliche und bundesweite Verwaltungsbereiche.

Fun Fact Verwaltungsfachangestellte

Der Ursprung der modernen Verwaltung reicht bis ins alte Ägypten zurück, wo Beamte bereits vor 5.000 Jahren Verwaltungstätigkeiten ausführten, um Steuern einzutreiben, Ressourcen zu verteilen und den Bau der Pyramiden zu organisieren. Heute sorgen Verwaltungsfachangestellte für die effiziente Verwaltung moderner Städte und Gemeinden.

Über hanfried:

Die hanfried Personaldienstleistungen GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Stammsitz in Hamburg und Niederlassungen in Bremen, Oldenburg, Wilhelmshaven und Berlin. Seit über 24 Jahren bieten die hanfried Teams qualitative Personaldienstleistungen von der Arbeitnehmerüberlassung bis zur Personalvermittlung. Ihr Motto lautet: “Personalmanagement ganz persönlich” – sie unterstützen sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen bei der Jobsuche, Personalvermittlung und Rekrutierungsstrategien.

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