Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Fäden gleichzeitig zusammenlaufen? Du arbeitest strukturiert, denkst mit und möchtest aktiv zum Projekterfolg beitragen? Als Projektassistenz (m/w/d) bist du die zentrale Schaltstelle unserer Projekte und sorgst mit Organisationstalent, Überblick und Engagement für reibungslose Abläufe.

• Koordination von Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen

• Eigenständige Durchführung von Recherchen sowie Bewertung, Aufbereitung und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen

• Selbständige Erstellung professioneller Präsentations- und Vortragsunterlagen in deutscher und englischer Sprache

• Organisation sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen inklusive Protokollführung

• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben im Projektmanagement

• Unterstützung der Projektleitung und Abteilungsleitung bei Planungs-, Reporting- und Informationsaufgaben

• Zentrale Schnittstellenfunktion zur Koordination unterschiedlicher Projektaktivitäten

• Überwachung von Zeit-, Kosten- und Ressourcenplänen in Abstimmung mit den Projektverantwortlichen

• Erstellung von Projektplänen und Präsentationen nach Vorgabe

• Dokumentenmanagement, z. B. Anlage und Pflege von Projektaufträgen

• Unterstützung bei der Umsetzung einer einheitlichen, strukturierten und reproduzierbaren Projektmethodik

• Auswertung von Projektdaten im Rahmen des Multiprojektmanagements

• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen

• Organisation, Abrechnung und Koordination von nationalen und internationalen Dienstreisen

• Betreuung und Bewirtung von Gästen

Dein fachliches Know-how:

• Abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung sowie idealerweise eine Zusatzqualifikation, z. B. als internationale Management-Assistenz mit Schwerpunkt Projektassistenz oder als Wirtschaftsassistenz

• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, MS Project, PowerPoint)

• Kenntnisse in SAP R/3 sind von Vorteil

Deine persönlichen Kompetenzen:

• Selbständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick – auch in anspruchsvollen Situationen

• Teamgeist, Aufgeschlossenheit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

• Lösungsorientiertes Denken und Handeln

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten – auch in englischer Sprache

• Equal Pay ab dem ersten Tag – gleiche Leistung, gleiche Vergütung

• Intensive Einarbeitung mit gezielten Schulungen und Begleitung 

• Attraktive Vergütung und langfristige Perspektive mit Übernahmeoption

• Spannendes Aufgabengebiet in einer zukunftssicheren Branche

• Spannende nationale und internationale Projekte

Dubravka Matheja

hanfried Personaldienstleistungen GmbH

Adalbertstraße 4 | 26382 Wilhelmshaven

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Mail: dubravkamatheja@hanfried.com